PMBOK 이해를 위한 7단계

1단계 : 프로젝트 생애주기의 개념 이해

프로젝트 생애주기는 프로젝트의 시작과 끝이 어디인지 명확히 정하기 위해 필요하다. 정의한 시작과 끝을 벗어나는 작업은 프로젝트 범위에 포함되지 않는다. 즉, 프로젝트 생애주기 안에 들어있는 작업들이 바로 프로젝트 범위이다. 프로젝트 생애주기는 여러 개의 단계로 구분한다. 그 이유는 프로젝트의 불확실성을 줄이기 위해 한 단계씩 구분하여 수행하고 한 단계가 끝나면 그 단계를 산출물 등을 확인하고 단계의 완료 여부를 결정한다. 한 단계가 완료되었다고 다음 단계를 착수할 수 있는 것은 아니다. 새로운 단계의 착수 여부를 다시 결정하여 시작하여야 한다. 프로젝트 생애주기의 단계 수는 각 조직이나 프로젝트마다 다를 수 있으며 각 단계의 이름 또한 프로젝트마다 다르게 정의할 수 있다. 즉, 응용 분야별로 고유한 생애주기를 갖으며, 동일 응용 분야라고 할지라도 프로젝트마다 일부 다르게 정의할 수 있다. 이 프로젝트 생애주기는 프로젝트의 최종 산출물인 제품(Product)을 완성하기 위한 일련의 과정들이다.
PMBOK을 정확하기 위한 1단계로 이 프로젝트 생애주기에 대한 개념을 명확히 인식하여야 한다.

2단계 : PMBOK 10개 지식 영역 이해

PMBOK에는 프로젝트 통합관리, 범위관리, 일정관리, 원가관리, 품질관리, 자원관리, 의사소통관리, 리스크관리, 조달관리, 이해관계자관리의 10개 지식 영역이 있다. PMBOK을 이해하기 위한 2단계로, 이 10개 지식 영역의 이름을 암기하고 각 지식 영역의 의미를 이해하여야 한다. 예를 들면, “일정관리는 프로젝트 일정 목표를 달성하기 위해 스케쥴을 만들어 진척관리를 하는 지식영역이며, 원가관리는 원가를 추정하여 프로젝트 예산을 편성하고 예산 범위 내에서 프로젝트를 완료하기 위해 예산 관리를 하는 것”이라는 것을 이해하여야 한다. 각 이해가 끝나면 10개 지식 영역의 이름을 암기하라.

3단계 : 프로젝트관리 5개 프로세스 그룹 이해

프로세스란 쉽게 표현하면 업무를 수행하는 과정을 의미한다. PMBOK에는 프로젝트관리 업무를 수행하는 39개의 프로세스가 있다. 이 39개 프로세스를 5가지의 종류로 그룹핑한 것이 프로세스 그룹이다. 착수, 기획, 실행, 감시 및 통제, 종료의 5개 프로세스 그룹은 39개 프로젝트관리 프로세스들을 5가지의 종류로 묶은 것이다. 이 프로세스 그룹은 프로젝트 생애주기와 구분하여야 한다. 그러므로 착수 단계, 기획 단계, 실행 단계 등과 같이 단계가 아니라 프로젝트관리 프로세스들의 성격별 종류를 묶은 것이다. 이를 혼동하면 PMBOK을 이해하는데 어려움이 있다.
PMBOK을 이해하기 위한 3단계로 5가지 프로세스 그룹의 이름을 암기하고, 이름에서 이미 나타내고 있지만 각 의미들을 이해하여 한다. 아물러 각 프로세스 그룹 사이의 관계들도 숙지하여야 한다.

4단계 : 프로세스 그룹과 지식 영역간 연결 관계 이해

PMBOK 지식 영역과 프로세스 그룹을 이해했으면, 4단계는 39개 프로세스가 과연 어느 지식 영역 혹은 어느 프로세스 그룹에 해당되는지 표를 보고 이해한다. 이 표는 가급적 암기하는 것이 좋으며, 여러분의 책상 앞에 붙여 놓거나 휴대폰 사진으로 저장하여 틈틈이 보면서 익숙해져야 하고 결국에는 암기하는 것을 권장한다. 결국 PMBOK의 전체 틀을 이해하는데 도움이 된다.

5단계 : 지식 영역별 프로세스 개념 이해

4단계까지 완료하면 이미 PMBOK의 이해를 위한 전반적인 틀이 잡힌 것이다. 이제는 각 장 별로 기술되어 있는 지식 영역별 프로세스들을 나열해보고 각 프로세스의 개념을 이해한다. 예를 들면, 프로젝트 원가관리의 프로세스에는 원가관리계획수립, 원가산정, 예산책정, 원가통제의 4개 프로세스가 있다. 이 중에 원가관리계획수립은 원가를 관리하는 방법, 즉, 원가산정, 예산책정, 원가통제의 방법과 기준을 정하는 것이며, 원가산정은 각 프로젝트의 작업들에 대해 소요되는 원가를 추정하며, 예산책정은 추정된 원가를 모두 더하여 예산으로 편성한 후, 지속적으로 계획된 예산 대비 실적 예산을 비교하고 관리하여 예산 범위 내에서 프로젝트 완료하기 위한 관리 프로세스들임을 이해하여야 한다. 이렇게 각 지식 영역별로 프로세스들의 개념을 이해한다. 5단계에서는 각 지식 영역에 기술된 상세한 내용들은 우선 학습하지말고 단지 각 프로세스들의 개념만 이해한다.
지식 영역별 프로세스 중에서, PMBOK을 이해하는데 우선되는 것은 프로젝트 통합관리 프로세스들이다. 한번에 이해하기 어렵기에 다른 지식 영역 프로세스들을 학습한 후에 재차 통합관리 프로세스를 반복해서 학습할 것을 권장한다.

1단계에서 5단계의 학습이 충분히 되었다면 최종적으로 다음 그림이 이해되어야 한다. 이 그림이 확실하게 마음에 다가온다면 다음 6단계로 넘어가도록 한다.

6단계 : 49개 프로세스 별 데이터 흐름도 이해

각 프로세스의 개념을 이해하고 나면, 각 프로세스에 나와 있는 데이터 흐름도(Data Flow)를 중심으로 학습한다. 데이터 흐름도는 작업 순서도가 아니고 말 그대로 데이터의 흐름을 뜻한다는 것을 잊어서는 안된다. 이 데이터 흐름도는 다소 많은 시간을 할애하여 암기하여야 한다. 사실 그 내용이 많기 때문에 암기하기에는 어려움이 있고, 반복적인 학습으로 익숙해지는 방법이 쉬울 것이다. 우선 흐름도를 펼쳐 놓고, 해당 프로세스의 주요 산출물이 무엇인지를 찾아본 후에 그 산출물의 내용이 무엇인지를 이해하여야 한다. 해당 프로세스의 주요 산출물을 이해하면, 이 산출물을 만들기 위해 어떤 자료 혹은 정보가 필요한지를 찾아봐야 하는데, 흐름도의 좌측에 나열된 입력물(Input)들이 바로 그것이다. 다시 말해, 각 입력물들이 해당 프로세스의 산출물을 만드는데 왜 필요한지를 생각하여야 한다. 또한 그 입력물들이 어디서 왔는지, 즉, 어느 프로세스의 산출물인지를 확인한다. 그리고 최종적으로 해당 프로세스의 산출물이 어느 프로세스의 입력물(Input)로 쓰이는지까지 파악하면 된다. 프로세스가 39개나 되고 그 입력 및 출력물이 많은 관계로, 이러한 학습은 단기간에 이해하기 어렵다. 이런 방식의 학습을 반복적으로 수행해야 하기때문에, 6단계가 가장 많은 시간과 노력을 필요로 한다. 이때 그림과 같이 데이터 흐름도에 본인이 직접 해당 입력물이 어디서 왔는지, 그리고 왜 필요한지를 기록하고, 주요 산출물을 어느 프로세스의 입력물로 왜 사용되는지 기록하면서 학습할 것을 권장한다.

7단계 : 49개 프로세스 별 도구 및 기법 이해

PMBOK을 학습하는 사람들에게 가장 관심있고 중점을 두는 분야가 각 프로세스의 도구 및 기법들이다. 그러나 이 도구 및 기법은 단편적인 지식이므로 단기간에 학습이 가능하다. PMBOK을 정확히 이해하기 위해서는 도구 및 기법보다는 6단계까지의 전체적인 구조와 흐름 등을 이해하여야 한다. 물론 PMP시험을 대비하는 분들에게는 더욱더 구조와 흐름의 이해가 필요하다. 각 도구 및 기법을 이해하기 위해서는 해단 프로세스의 입력물과 산출물에 대한 충분한 이해가 있어야 빠르게 학습할 수 있다.